Ochrona danych w Synomi (DSG / RODO)

Wersja dla synomi.ch, obowiązuje od 8 października 2026.

1. Dwie role — kto za co odpowiada?

Do przetwarzania danych osobowych stosuje się przede wszystkim szwajcarską ustawę o ochronie danych (DSG, SR 235.1, obowiązującą od 1 września 2023). Ponieważ Synomi ma siedzibę w Holandii (UE), dodatkowo obowiązuje ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO / DSGVO). Synomi pełni przy tym dwie role:

• Administrator — w odniesieniu do danych Twojego konta (imię i nazwisko, e-mail, dane firmy, dane płatnicze, logi systemowe). Te dane zbieramy, przetwarzamy i szyfrujemy po to, żeby w ogóle móc oferować Ci usługę.
• Procesor (w RODO: podmiot przetwarzający) — w odniesieniu do wszystkiego, co wprowadzasz do Synomi w ramach swojej działalności gospodarczej (dane Twoich klientek i klientów, faktury, dokumenty, przejazdy GPS). Administratorem tych danych jesteś Ty — przetwarzamy je wyłącznie zgodnie z Twoimi poleceniami. Przechowujemy je dla Ciebie i również je szyfrujemy, ale zarządzasz nimi Ty.

Umowa o tym, jak postępujemy z Twoimi danymi (umowa powierzenia przetwarzania), jest częścią Regulaminu serwisu Synomi (pkt 9) — nie musisz podpisywać osobnego dokumentu.

2. Gdzie są Twoje dane?

• Aplikacja i baza danych działają na serwerze w Szwajcarii.
• Dane firmy są przechowywane w postaci zaszyfrowanej („at rest”), z osobnym kluczem dla każdej firmy; połączenia są zabezpieczone protokołem TLS.
• Codzienne kopie zapasowe bazy danych są przechowywane w Holandii (UE). Holandia należy do państw zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych w rozumieniu DSG (lista Rady Federalnej, załącznik 1 do rozporządzenia o ochronie danych, DSV).
• E-maile wysyłamy przez nasz własny serwer pocztowy synomi.ch w Szwajcarii.
• Regularne aktualizacje bezpieczeństwa.
• Bez reklam, bez trackerów, bez sprzedaży danych.

3. Twoje prawa

Na podstawie DSG przysługuje Ci w szczególności prawo do informacji o Twoich danych, do ich sprostowania i usunięcia, do wydania lub przeniesienia Twoich danych (art. 28 DSG) oraz prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania. Na podstawie RODO przysługuje Ci dodatkowo prawo do ograniczenia przetwarzania, do przenoszenia danych oraz do cofnięcia udzielonej zgody w dowolnym momencie.

Jak skorzystać z tych praw? Napisz e-mail na adres hello@synomi.ch — nic więcej nie trzeba. Możesz też złożyć skargę do organu nadzorczego: w Szwajcarii do Federalnego Pełnomocnika ds. Ochrony Danych i Informacji (EDÖB), w Holandii do Autoriteit Persoonsgegevens.

4. Usunięcie konta

Konto możesz usunąć samodzielnie w aplikacji (Profil → „Usuń konto”; w interfejsie angielskim: „Delete account”). Usunięcia możesz też zażądać e-mailem: napisz na adres hello@synomi.ch, koniecznie z adresu e-mail powiązanego z Twoim kontem — zanim uruchomimy procedurę, potwierdzimy Twoją prośbę odpowiedzią.

Od tego momentu biegnie 30-dniowy okres karencji — w tym czasie możesz się rozmyślić, po prostu logując się ponownie. Po 30 dniach Twoje dane zostają trwale i nieodwracalnie usunięte.

Przed usunięciem pobierz swoje dane (eksporty do PDF/XML/Excel) — obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych przez 10 lat (art. 958f OR) spoczywa na Tobie. Szczegóły: Polityka prywatności, pkt 9.

5. Komu udostępniamy dane — i jakie?

Wyłącznie zaufanym podmiotom przetwarzającym, wyłącznie dla funkcji, z których faktycznie korzystasz — i wyłącznie te dane, bez których dana funkcja by nie działała:

• Mollie B.V. (Holandia, płatności) — gdy płacisz za subskrypcję: dane niezbędne do realizacji płatności. Danych kart w ogóle nie przechowujemy — zajmuje się tym wyłącznie Mollie.
• Google (USA) — tylko jeśli to włączysz: przy „Zaloguj się przez Google” otrzymujemy od Google Twój adres e-mail i podstawowe dane profilu; przy synchronizacji z Kalendarzem Google wpisujemy wydarzenia z Synomi (terminy płatności, spotkania) do Twojego kalendarza i odczytujemy wydarzenia z powrotem, aby je wyświetlić.
• Apple (USA) — tylko jeśli to włączysz: przy „Zaloguj się przez Apple” otrzymujemy identyfikator oraz — jeśli zechcesz go udostępnić — Twój adres e-mail (który Apple może zanonimizować); synchronizacja z kalendarzem iCloud działa tak samo jak w przypadku Google.

Funkcje AI: do rozpoznawania dokumentów (OCR), podpowiedzi Daisy przy wyciągu bankowym i tłumaczeń przekazujemy potrzebne dane firmie Anthropic (USA) — tylko tyle, ile wymaga dana funkcja, i bez trenowania modeli na Twoich danych. Czat z Daisy działa w Szwajcarii na razie w całości na naszym serwerze. Voice-to-Invoice nie jest jeszcze aktywne.

Przekazywanie danych do państw bez odpowiedniego poziomu ochrony danych (Google, Apple i Anthropic w USA) opiera się na standardowych klauzulach umownych (SCC) uznanych przez EDÖB. Nie sprzedajemy danych. Pełna lista i szczegóły: Polityka prywatności, pkt 6.

6. Cookies

Używamy wyłącznie niezbędnych technicznie cookies (logowanie, bezpieczeństwo, ustawienia) — żadnych cookies analitycznych ani reklamowych. Szczegóły: Polityka prywatności, pkt 5.

7. Sztuczna inteligencja w Synomi

W Szwajcarii aktywne są rozpoznawanie dokumentów (OCR), podpowiedzi Daisy przy wyciągu bankowym i tłumaczenia. Daisy w czacie pokazuje Ci na razie, jak działa Synomi (na pytania o podatki tu jeszcze nie odpowiada); Voice-to-Invoice będzie później. Obowiązuje ta sama zasada co w wersji unijnej: Human in the loop — ostatnie słowo zawsze należy do człowieka. AI podpowiada, Ty decydujesz; żaden dokument nie powstaje bez Twojego świadomego potwierdzenia, a Ty zawsze wiesz, że masz do czynienia z AI.

8. Bezpieczeństwo informacji

• Szyfrowanie z osobnym kluczem dla każdej firmy — żaden klucz nie otwiera danych innej firmy.
• TLS dla wszystkich połączeń.
• Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) — obowiązkowe przy logowaniu hasłem.
• Regularne aktualizacje bezpieczeństwa i codzienne kopie zapasowe.
• Zero trackerów i krótka lista podmiotów przetwarzających (pkt 5).

Pytania o bezpieczeństwo? Napisz do nas: hello@synomi.ch.

9. Kontakt