Regulamin serwisu Synomi

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin (AGB) określa zasady korzystania z serwisu Synomi, dostępnego pod adresem synomi.ch.

Synomi jest dostępne w Szwajcarii jako serwis internetowy (synomi.ch) i działa w przeglądarce, również na telefonie. Aplikacja mobilna dla synomi.ch jest w przygotowaniu.

Usługodawca:
Synomi
's-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Holandia
KvK: 64597237
Nr VAT UE (NL): NL002503698B85
E-mail: hello@synomi.ch

2. Definicje

• Synomi — serwis internetowy wspomagający zarządzanie firmą (ERP), przeznaczony dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP)
• Użytkownik — przedsiębiorstwo prowadzące działalność gospodarczą w Szwajcarii, korzystające z Synomi w ramach swojej działalności gospodarczej
• Konto — indywidualne konto użytkownika w serwisie Synomi
• Subskrypcja — płatny dostęp do funkcji Synomi na określony czas
• Moduł — dodatkowa funkcjonalność dostępna za dodatkową opłatą
• Administrator — Użytkownik Synomi, który samodzielnie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych wprowadzanych przez siebie do Synomi, w szczególności danych klientów, faktur, dokumentów księgowych oraz danych pracowników
• Procesor — Synomi, jako podmiot przetwarzający dane osobowe w imieniu Administratora wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług Synomi, zgodnie z niniejszym Regulaminem, Polityką Prywatności oraz obowiązującymi przepisami prawa

3. Rejestracja i konto

3.1. Synomi jest serwisem typu B2B przeznaczonym dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) prowadzących działalność gospodarczą w Szwajcarii. Serwis nie jest przeznaczony dla użytkowników prywatnych.

3.2. Konto można założyć bezpłatnie: klasycznie, za pomocą adresu e-mail, albo poprzez „Zaloguj się przez Apple” lub „Zaloguj się przez Google”.

3.3. Korzystanie z Synomi wymaga aktywnego Konta z prawdziwymi danymi Twojego przedsiębiorstwa, w szczególności nazwą firmy, adresem i numerem identyfikacyjnym przedsiębiorstwa (UID) oraz – o ile go posiadasz – numerem MWST. Numer UID jest wymagany do rejestracji i przy dodawaniu firmy podlega sprawdzeniu pod kątem formalnej poprawności (cyfra kontrolna).

3.4. Jedno Konto może być przypisane wyłącznie do jednej firmy.

3.5. Konto, którego proces rejestracji (onboarding) został przerwany z powodu niepodania danych firmowych lub podania nieprawdziwych danych firmowych, zostaje usunięte bez odrębnego powiadomienia w terminie do 14 dni.

3.6. Usługodawca zastrzega sobie prawo do weryfikacji zgodności danych Konta z rzeczywistymi danymi przedsiębiorstwa — w tym do zażądania od Użytkownika aktualnego wyciągu z rejestru handlowego (Handelsregister) lub porównywalnego dokumentu, pozyskanego na koszt Użytkownika. W przypadku uzasadnionego podejrzenia, że Konto wykorzystuje dane przedsiębiorstwa bez umocowania do jego reprezentowania, albo w przypadku nieprzedłożenia dokumentu w wyznaczonym terminie, Usługodawca może zablokować lub usunąć Konto oraz powiadomić właściwe organy.

3.7. Użytkownik zobowiązuje się: zapewnić bezpieczeństwo swojego hasła i kluczy dostępu, korzystać z uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA) oraz niezwłocznie zgłaszać każdy nieautoryzowany dostęp do Konta.

3.8. Użytkownik może usunąć Konto bezpośrednio w Synomi (Profil → „Usuń konto”; w interfejsie angielskim: „Delete account”). Usunięcie uruchamia 30-dniowy okres karencji, w trakcie którego decyzję można cofnąć, logując się ponownie; po upływie tego okresu dane zostają trwale i nieodwracalnie usunięte. O usunięcie Konta można również wnioskować e-mailem na adres hello@synomi.ch.

3.9. Konto testowe, na którym po upływie 14-dniowego okresu próbnego nie utworzono żadnych dokumentów i nie aktywowano Subskrypcji, zostaje usunięte niezwłocznie, bez odrębnego powiadomienia. Usunięcie Konta zawierającego dokumenty odbywa się w trybie określonym w pkt 3.8.

4. Subskrypcja i płatności

4.1. Synomi oferuje subskrypcję na 1, 3, 6 lub 12 miesięcy. Subskrypcję oraz moduły dodatkowe wykupuje się wyłącznie na stronie synomi.ch. Aktualne ceny znajdziesz na stronie internetowej.

4.2. Ceny podane na stronie internetowej są cenami netto w CHF (bez MWST). Ceny mogą ulec zmianie; Użytkownicy zostaną o tym powiadomieni z wyprzedzeniem.

4.3. Gdy płacisz za subskrypcję, płatność jest obsługiwana przez Mollie B.V. Dostępne metody płatności zostaną Ci wyświetlone przy płatności.

4.4. Subskrypcja nie odnawia się automatycznie. Użytkownik sam decyduje o jej przedłużeniu.

4.5. Faktury za subskrypcję wystawia Synomi jako Usługodawca (pkt 1) – tak samo jak dla klientów w Holandii. Są one tworzone elektronicznie i wysyłane na adres e-mail Konta.

5. Zakres usług

5.1. Synomi jest serwisem przeznaczonym dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) prowadzących działalność gospodarczą w Szwajcarii.

5.2. W swoich funkcjach Synomi uwzględnia w szczególności następujące przepisy:

• MWSTG — szwajcarska federalna ustawa o podatku od wartości dodanej (SR 641.20), w obowiązującym brzmieniu
• OR — szwajcarski kodeks zobowiązań (Obligationenrecht, SR 220), w szczególności przepisy o prowadzeniu ksiąg handlowych i rachunkowości (art. 957 i nast.), w obowiązującym brzmieniu
• DSG — szwajcarska ustawa o ochronie danych (SR 235.1), obowiązująca od 1 września 2023
• RODO (DSGVO) — Rozporządzenie (UE) 2016/679 o ochronie danych osobowych, 2016, w obowiązującym brzmieniu

5.3. W ramach subskrypcji podstawowej Użytkownik otrzymuje:

• Nieograniczoną liczbę dokumentów
• Zarządzanie klientami i usługami
• Faktury po niemiecku, w CHF, ze szwajcarskim kodem QR do płatności (Swiss QR-Rechnung) i stawkami MWST 8.1 % / 2.6 % / 3.8 % oraz pozycjami „zwolnionymi z podatku” (von der Steuer ausgenommen, art. 21 MWSTG)
• Wysyłkę faktur e-mailem (PDF)
• Podstawowe statystyki i raporty
• Eksport danych (PDF)

5.4. Moduły dodatkowe niewchodzące w skład subskrypcji podstawowej dostępne są za dodatkową opłatą. Aktualny cennik wraz z opisami modułów znajdziesz na stronie internetowej.

5.5. W okresie próbnym Użytkownik ma dostęp do wszystkich dostępnych modułów Synomi. Po zakończeniu okresu próbnego Użytkownik decyduje, z których modułów dodatkowych chce korzystać.

5.6. W Szwajcarii aktywne są rozpoznawanie dokumentów (OCR), podpowiedzi Daisy przy wyciągu bankowym i tłumaczenia; czat z Daisy odpowiada na razie na pytania o obsługę Synomi (szczegóły: Polityka prywatności, pkt 2a). Podpowiedzi AI Użytkownik sprawdza, zanim je przyjmie; żaden dokument nie powstaje bez jego potwierdzenia. Voice-to-Invoice™ nie jest jeszcze aktywne w Szwajcarii; przed jego aktywacją niniejszy Regulamin i Polityka prywatności zostaną odpowiednio zaktualizowane.

6. Voice-to-Invoice™

6.1. Funkcja Voice-to-Invoice™ umożliwia tworzenie faktur i obsługę innych funkcji Synomi za pomocą poleceń głosowych. W Szwajcarii funkcja będzie dostępna wkrótce; poniższe postanowienia obowiązują od chwili jej aktywacji.

6.2. Polecenia głosowe przetwarzane przez system AI nie są przechowywane po zakończeniu operacji.

6.3. Użytkownik jest odpowiedzialny za sprawdzenie poprawności danych przed zatwierdzeniem dokumentu utworzonego za pomocą Voice-to-Invoice™.

7. Odpowiedzialność

7.1. Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby zapewnić ciągłość i jakość świadczonych usług.

7.2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• Przerwy w działaniu serwisu z przyczyn technicznych lub z powodu prac konserwacyjnych
• Utratę danych wynikającą z działań Użytkownika
• Błędy w danych wprowadzonych przez Użytkownika
• Decyzje biznesowe podjęte na podstawie danych z Synomi
• Siłę wyższą

7.3. Użytkownik jest odpowiedzialny za:

• Sprawdzenie poprawności wystawionych dokumentów
• Bezpieczeństwo swojego konta
• Przechowywanie wystawionych dokumentów przez 10 lat (art. 958f OR)

Użytkownik jako Administrator ponosi wyłączną odpowiedzialność za poprawność, kompletność oraz archiwizację dokumentów utworzonych i przechowywanych w Synomi przez okres wymagany przepisami prawa. Synomi nie ma ani ustawowego, ani umownego obowiązku przechowywania w imieniu Użytkownika jego dokumentów księgowych, podatkowych ani innych danych. Synomi jest narzędziem informatycznym do tworzenia dokumentów i zarządzania nimi, nie zastępuje jednak ustawowych obowiązków przechowywania.

7.4. Użytkownikowi zabrania się:

• dekompilacji, deasemblacji lub analizy aplikacji Synomi metodą inżynierii wstecznej (reverse engineering)
• prób uzyskania dostępu do kodu źródłowego aplikacji
• modyfikowania lub kopiowania Synomi albo tworzenia dzieł pochodnych na bazie Synomi
• obchodzenia technicznych środków ochrony lub prób ich obejścia
• korzystania z aplikacji w sposób, który może zakłócić jej działanie lub zagrozić bezpieczeństwu innych użytkowników

8. Własność intelektualna

8.1. Logo Synomi, Voice-to-Invoice™ i inne oznaczenia są – o ile na stronie Credits nie wskazano inaczej – własnością Synomi.

8.2. Użytkownik zachowuje wszelkie prawa do swoich danych (faktur, katalogu klientów, dostawców, usług oraz innych dokumentów utworzonych w Synomi).

8.3. Zabrania się kopiowania, modyfikowania lub rozpowszechniania elementów serwisu bez zgody.

8.4. Logotypy, nazwy handlowe i znaki towarowe podmiotów trzecich — w tym partnerów Synomi oraz naszych Użytkowników — prezentowane na stronie internetowej lub w aplikacji służą wyłącznie celom informacyjnym: za wiedzą i zgodą ich właścicieli albo zgodnie z opublikowanymi przez nich zasadami użycia marki (w tym znaki Apple, Google, App Store, Google Play i Mollie). Pozostają one własnością intelektualną odpowiednich właścicieli; ich wymienienie w Synomi nie oznacza ani przeniesienia praw, ani rekomendacji Synomi przez te podmioty.

9. Ochrona danych i przetwarzanie danych

9.1. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie ze szwajcarską ustawą o ochronie danych (DSG, SR 235.1). Ponieważ Usługodawca ma siedzibę w Unii Europejskiej (Holandia), dodatkowo stosuje się Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO, DSGVO).

9.2. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych znajdziesz w Polityce Prywatności.

9.3. Aplikacja i baza danych synomi.ch działają na serwerze w Szwajcarii. Codzienne kopie zapasowe bazy danych są przechowywane w Holandii (UE).

9.4. Role stron. W zakresie danych, które Użytkownik wprowadza lub generuje w Synomi w ramach swojej działalności gospodarczej (dane klientów, treść faktur, dowody i dokumenty, dane kilometrówki), Użytkownik jest Administratorem (art. 5 lit. j DSG, art. 4 pkt 7 RODO), a Synomi — Procesorem (art. 5 lit. k DSG, art. 4 pkt 8 RODO). Niniejszy punkt stanowi umowę powierzenia przetwarzania w rozumieniu art. 9 DSG i art. 28 RODO. W zakresie danych Konta Użytkownika (dane rejestracyjne, kontaktowe i płatnicze, logi) Synomi działa jako samodzielny Administrator — w tym zakresie obowiązuje Polityka Prywatności.

9.5. Przedmiot, cel i czas trwania. Przetwarzanie obejmuje dane osobowe wyłącznie w celu świadczenia funkcji Synomi wybranych przez Użytkownika (w tym tworzenia i wysyłki dokumentów, kilometrówki, kalendarza) i trwa przez czas obowiązywania umowy. Kategorie danych obejmują dane klientów Użytkownika i innych osób wprowadzanych przez Użytkownika (imię i nazwisko, dane firmy, adres, e-mail, numer UID/MWST, treść dokumentów).

9.6. Obowiązki Synomi jako Procesora. Synomi: (a) przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika (korzystanie z funkcji stanowi takie polecenie); (b) zapewnia poufność osób upoważnionych do przetwarzania; (c) stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych zgodnie z art. 8 DSG i art. 32 RODO (szyfrowanie, kontrola dostępu, kopie zapasowe); (d) wspiera Użytkownika w zapewnieniu realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w wypełnianiu jego obowiązków z art. 22–24 DSG i art. 32–36 RODO; (e) zgłasza Użytkownikowi naruszenie bezpieczeństwa danych niezwłocznie po tym, jak się o nim dowie; (f) po zakończeniu umowy usuwa dane (zob. pkt 10) lub umożliwia ich eksport.

9.7. Podprocesorzy. Użytkownik udziela Synomi ogólnej zgody na korzystanie z podprocesorów wymienionych w Polityce Prywatności (obecnie: Mollie, gdy płacisz za subskrypcję; Google i Apple — wyłącznie dla funkcji wybranych przez Użytkownika, takich jak logowanie przez Google lub Apple albo synchronizacja kalendarza). Do funkcji AI opisanych w pkt 2a Polityki prywatności Synomi korzysta z Anthropic PBC; przed aktywacją Voice-to-Invoice™ lista odbiorców zostanie zaktualizowana. Synomi informuje z wyprzedzeniem o każdym zamierzonym dodaniu lub zmianie podprocesora (aktualizacja Polityki Prywatności oraz e-mail przy zmianach istotnych); Użytkownik może wnieść sprzeciw, a jeśli sprzeciwu nie da się uwzględnić — wypowiedzieć umowę. Każdy podprocesor jest związany obowiązkami co najmniej tak samo ochronnymi jak określone w niniejszym punkcie.

9.8. Miejsce przechowywania i ujawnianie za granicę. Dane są przechowywane na serwerze w Szwajcarii. Codzienne kopie zapasowe bazy danych są przechowywane w Holandii — państwie zapewniającym odpowiedni poziom ochrony danych w rozumieniu DSG (lista Rady Federalnej, załącznik 1 DSV). Ujawnianie danych podprocesorom w USA (Google, Apple) odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych uznanych przez Federalnego Pełnomocnika ds. Ochrony Danych i Informacji (EDÖB).

9.9. Audyt. Synomi udostępnia Użytkownikowi informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 9 DSG i art. 28 RODO. Audyty odbywają się na podstawie dokumentacji i pisemnych odpowiedzi; audyty na miejscu wyłącznie po wcześniejszym uzgodnieniu, w godzinach pracy, bez zakłócania działania usługi i z zachowaniem poufności wobec pozostałych Użytkowników.

10. Rozwiązanie umowy

10.1. Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z usługi. Zasady usunięcia Konta na życzenie Użytkownika — w tym 30-dniowy okres karencji — określa pkt 3.8.

10.2. Po wygaśnięciu subskrypcji Konto przechodzi w tryb tylko do odczytu — dane pozostają dostępne do wglądu i pobrania, a pełna funkcjonalność zostaje przywrócona po zakupie dowolnego pakietu. Jeżeli Konto pozostaje nieaktywne nieprzerwanie przez 24 miesiące (brak logowań i aktywnej subskrypcji), Usługodawca może usunąć dane po uprzednim powiadomieniu e-mailem; wyznacza przy tym 30-dniowy termin na pobranie danych lub przedłużenie subskrypcji.

10.3. Usługodawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:

• Naruszenia niniejszego Regulaminu
• Działań na szkodę serwisu lub innych użytkowników
• Podania nieprawdziwych danych

11. Wsparcie i reklamacje

11.1. Wsparcie dla Użytkowników Synomi otrzymasz bezpośrednio w Synomi — poprzez system zgłoszeń dostępny całą dobę (24/7).

11.2. Jeśli nie możesz zalogować się do Synomi, wyślij zgłoszenie z opisem problemu na adres hello@synomi.ch — z adresu e-mail przypisanego do Twojego Konta w Synomi.

11.3. W przypadku problemów z rejestracją firmy wyślij zgłoszenie na adres hello@synomi.ch; odpowiedź zostanie udzielona w terminie do 7 dni roboczych.

11.4. Reklamacje są rozpatrywane w ciągu 14 dni roboczych.

12. Zmiany Regulaminu

12.1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu.

12.2. Użytkownicy zostaną powiadomieni o zmianach e-mailem z 14-dniowym wyprzedzeniem.

12.3. Korzystanie z serwisu po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

13. Aplikacja mobilna

13.1. Aplikacja mobilna (iOS i Android) dla synomi.ch jest w przygotowaniu. Do tego czasu korzystasz z Synomi w przeglądarce, również na telefonie.

13.2. Przed uruchomieniem aplikacji mobilnej dla synomi.ch niniejszy Regulamin zostanie uzupełniony o postanowienia dotyczące aplikacji.

14. Postanowienia końcowe

14.1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się prawo holenderskie.

14.2. Wszelkie spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy (Rotterdam).

14.3. Niniejszy Regulamin w wersji 1.0 dla synomi.ch obowiązuje od dnia 8 października 2026.

15. Kontakt