Condizioni generali del servizio web Synomi

1. Disposizioni generali

Le presenti Condizioni generali (CG) disciplinano l’utilizzo del servizio Synomi, accessibile all’indirizzo synomi.ch.

Per la Svizzera Synomi è disponibile come servizio web (synomi.ch) e funziona nel browser, anche sul telefono. L’app mobile per synomi.ch è in preparazione.

Fornitore:
Synomi
's-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Paesi Bassi
KvK: 64597237
N. IVA (NL): NL002503698B85
E-mail: hello@synomi.ch

2. Definizioni

• Synomi — un servizio web di supporto alla gestione aziendale (ERP), sviluppato per le piccole e medie imprese (PMI)
• Utente — un’impresa con attività commerciale in Svizzera che utilizza Synomi nell’ambito della propria attività commerciale
• Account — un account utente individuale nel servizio Synomi
• Abbonamento — accesso a pagamento alle funzioni di Synomi per un periodo determinato
• Modulo — una funzione aggiuntiva disponibile a pagamento
• Titolare del trattamento — l’Utente di Synomi che decide autonomamente lo scopo e i mezzi del trattamento dei dati personali che registra in Synomi, in particolare dati dei clienti, fatture, giustificativi contabili e dati dei collaboratori
• Responsabile del trattamento — Synomi, in quanto soggetto che tratta dati personali per conto del Titolare del trattamento esclusivamente nella misura necessaria per fornire le prestazioni di Synomi, conformemente alle presenti CG, all’Informativa sulla protezione dei dati e al diritto applicabile

3. Registrazione e account

3.1. Synomi è un servizio B2B per piccole e medie imprese (PMI) con attività commerciale in Svizzera. Il servizio non è destinato a utenti privati.

3.2. Un account può essere aperto gratuitamente: in modo classico con un indirizzo e-mail oppure tramite «Accedi con Apple» o «Accedi con Google».

3.3. Per utilizzare Synomi ti serve un account attivo con i dati reali della tua impresa, in particolare ragione sociale, indirizzo e numero d’identificazione delle imprese (UID) nonché – se disponibile – il numero IVA. L’UID è obbligatorio per la registrazione e, quando l’impresa viene aggiunta, ne viene verificata la validità formale (cifra di controllo).

3.4. Un account può essere associato a una sola impresa.

3.5. Un account la cui registrazione (onboarding) è stata interrotta perché non sono stati indicati dati dell’impresa o sono stati indicati dati errati viene cancellato entro al massimo 14 giorni senza comunicazione separata.

3.6. Il Fornitore si riserva di verificare se i dati dell’account corrispondono ai dati effettivi dell’impresa — tra l’altro chiedendo all’Utente un estratto aggiornato del registro di commercio o una prova equivalente, da procurare a spese dell’Utente. In caso di sospetto fondato che l’account utilizzi i dati di un’impresa senza poteri di rappresentanza, o se la prova non viene fornita entro il termine fissato, il Fornitore può bloccare o cancellare l’account e informare le autorità competenti.

3.7. L’Utente si impegna a: custodire in modo sicuro la propria password e le proprie chiavi di accesso, utilizzare l’autenticazione a due fattori (2FA) e segnalare immediatamente qualsiasi accesso non autorizzato all’account.

3.8. L’Utente può cancellare il proprio account direttamente in Synomi (Profilo → «Konto löschen»; nell’interfaccia inglese: «Delete account»). Con la cancellazione inizia un periodo di grazia di 30 giorni, durante il quale la decisione può essere revocata effettuando nuovamente l’accesso; allo scadere del periodo i dati vengono cancellati in modo definitivo e irrevocabile. La cancellazione può essere richiesta anche per e-mail a hello@synomi.ch.

3.9. Un account di prova sul quale, allo scadere del periodo di prova di 14 giorni, non sono stati creati documenti né attivato un abbonamento viene cancellato immediatamente e senza comunicazione separata. Per la cancellazione di un account con documenti si applica la procedura di cui al punto 3.8.

4. Abbonamento e pagamenti

4.1. Synomi offre un abbonamento di 1, 3, 6 o 12 mesi. L’abbonamento e i moduli aggiuntivi si acquistano esclusivamente sul sito web synomi.ch. I prezzi aggiornati sono indicati sul sito web.

4.2. I prezzi indicati sul sito web sono prezzi netti in CHF (IVA esclusa). Sono possibili modifiche dei prezzi; gli Utenti ne vengono informati in anticipo.

4.3. Quando paghi un abbonamento, il pagamento viene elaborato tramite Mollie B.V. I metodi di pagamento disponibili ti vengono mostrati al momento del pagamento.

4.4. L’abbonamento non si rinnova automaticamente. L’Utente decide autonomamente in merito al rinnovo.

4.5. Le fatture per l’abbonamento sono emesse da Synomi in qualità di fornitore del servizio (punto 1) – come per i clienti nei Paesi Bassi. Sono generate elettronicamente e inviate all’indirizzo e-mail dell’account.

5. Portata delle prestazioni

5.1. Synomi è un servizio per piccole e medie imprese (PMI) con attività commerciale in Svizzera.

5.2. Nelle sue funzioni Synomi tiene conto in particolare delle seguenti disposizioni:

• LIVA — legge federale concernente l’imposta sul valore aggiunto (RS 641.20), nella versione di volta in volta vigente
• CO — Codice delle obbligazioni (RS 220), in particolare le disposizioni sulla contabilità commerciale e sulla presentazione dei conti (art. 957 segg.), nella versione di volta in volta vigente
• LPD — legge federale sulla protezione dei dati (RS 235.1), in vigore dal 1° settembre 2023
• GDPR — Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione dei dati personali, 2016, nella versione di volta in volta vigente

5.3. L’abbonamento di base comprende:

• Numero illimitato di documenti
• Gestione di clienti e prestazioni
• Fatture in tedesco, in CHF, con fattura QR svizzera (QR-Rechnung) e le aliquote IVA 8,1 % / 2,6 % / 3,8 % nonché voci «escluse dall’imposta» (art. 21 LIVA)
• Invio delle fatture per e-mail (PDF)
• Statistiche e report di base
• Esportazione dei dati (PDF)

5.4. I moduli aggiuntivi non compresi nell’abbonamento di base sono disponibili a pagamento. Il listino prezzi aggiornato con le descrizioni dei moduli è disponibile sul sito web.

5.5. Durante il periodo di prova l’Utente ha accesso a tutti i moduli disponibili di Synomi. Allo scadere del periodo di prova l’Utente decide quali moduli aggiuntivi desidera utilizzare.

5.6. In Svizzera sono attivi il riconoscimento dei giustificativi (OCR), i suggerimenti di Daisy per l’estratto conto e le traduzioni; per ora la chat con Daisy risponde a domande sull’uso di Synomi (dettagli: Informativa sulla protezione dei dati, cifra 2a). L’Utente verifica i suggerimenti dell’IA prima di accettarli; nessun documento nasce senza la sua conferma. Voice-to-Invoice™ non è ancora attivo in Svizzera; prima della sua attivazione le presenti CG e l’Informativa sulla protezione dei dati verranno aggiornate di conseguenza.

6. Voice-to-Invoice™

6.1. La funzione Voice-to-Invoice™ consente di creare fatture e di utilizzare altre funzioni di Synomi tramite comandi vocali. In Svizzera la funzione sarà disponibile a breve; le disposizioni seguenti si applicano a partire dalla sua attivazione.

6.2. I comandi vocali elaborati dal sistema di IA non vengono memorizzati dopo la conclusione dell’operazione.

6.3. L’Utente è responsabile di verificare l’esattezza dei dati prima di approvare un documento creato con Voice-to-Invoice™.

7. Responsabilità

7.1. Il Fornitore fa tutto il possibile per garantire la continuità e la qualità delle prestazioni.

7.2. Il Fornitore non risponde di:

• Interruzioni del servizio per motivi tecnici o a causa di lavori di manutenzione
• Perdite di dati causate da azioni dell’Utente
• Errori nei dati registrati dall’Utente
• Decisioni commerciali prese sulla base di dati provenienti da Synomi
• Forza maggiore

7.3. L’Utente è responsabile di:

• La verifica dell’esattezza dei documenti emessi
• La sicurezza del proprio account
• La conservazione dei documenti emessi per 10 anni (art. 958f CO)

L’Utente, in quanto Titolare del trattamento, è l’unico responsabile dell’esattezza, della completezza e dell’archiviazione dei documenti creati e memorizzati in Synomi per la durata prescritta dalla legge. Synomi non ha alcun obbligo legale né contrattuale di conservare per conto dell’Utente giustificativi contabili, documenti fiscali o altri dati dell’Utente. Synomi è uno strumento informatico per creare e gestire documenti, ma non sostituisce gli obblighi legali di conservazione.

7.4. All’Utente è vietato:

• decompilare, disassemblare o analizzare tramite reverse engineering l’applicazione Synomi
• tentare di ottenere l’accesso al codice sorgente dell’applicazione
• modificare o copiare Synomi o creare opere derivate basate su Synomi
• eludere o tentare di eludere le misure tecniche di protezione
• utilizzare l’applicazione in modo tale da poterne disturbare il funzionamento o mettere a rischio la sicurezza di altri Utenti

8. Proprietà intellettuale

8.1. Il logo di Synomi, Voice-to-Invoice™ e gli altri segni distintivi sono – salvo diversa indicazione nella pagina Credits – di proprietà di Synomi.

8.2. L’Utente conserva tutti i diritti sui propri dati (fatture, elenco clienti, fornitori, prestazioni e altri documenti creati in Synomi).

8.3. È vietato copiare, modificare o diffondere parti del servizio senza autorizzazione.

8.4. I loghi, i nomi commerciali e i marchi di terzi — tra cui quelli dei partner di Synomi e dei nostri Utenti —, mostrati sul sito web o nell’applicazione, hanno esclusivamente scopo informativo: con la consapevolezza e il consenso dei rispettivi titolari o conformemente alle loro linee guida pubblicate sull’uso dei marchi (tra cui i marchi Apple, Google, App Store, Google Play e Mollie). Restano proprietà intellettuale dei rispettivi titolari; la loro menzione in Synomi non comporta né un trasferimento di diritti né una raccomandazione di Synomi da parte di tali aziende.

9. Protezione e trattamento dei dati

9.1. I dati personali sono trattati conformemente alla legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD, RS 235.1). Poiché il Fornitore ha sede nell’Unione europea (Paesi Bassi), si applica inoltre il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (GDPR).

9.2. Informazioni dettagliate sul trattamento dei dati sono disponibili nell’Informativa sulla protezione dei dati.

9.3. L’applicazione e la banca dati di synomi.ch funzionano su un server in Svizzera. Le copie di sicurezza giornaliere della banca dati sono conservate nei Paesi Bassi (UE).

9.4. Ruoli delle parti. Per i dati che l’Utente registra o genera in Synomi nell’ambito della propria attività commerciale (dati dei clienti, contenuto delle fatture, giustificativi e documenti, dati del registro chilometrico), l’Utente è Titolare del trattamento (art. 5 lett. j LPD, art. 4 n. 7 GDPR) e Synomi è Responsabile del trattamento (art. 5 lett. k LPD, art. 4 n. 8 GDPR). Il presente punto costituisce contratto di trattamento dei dati per conto di terzi ai sensi dell’art. 9 LPD e dell’art. 28 GDPR. Per i dati dell’account dell’Utente (dati di registrazione, di contatto e di pagamento, log) Synomi agisce in qualità di Titolare del trattamento autonomo — a tal fine si applica l’Informativa sulla protezione dei dati.

9.5. Oggetto, scopo e durata. Il trattamento riguarda dati personali esclusivamente allo scopo di fornire le funzioni di Synomi scelte dall’Utente (tra cui creazione e invio di documenti, registro chilometrico, calendario) e dura per tutta la durata del contratto. Le categorie di dati comprendono i dati dei clienti dell’Utente e di altre persone registrate dall’Utente (nome, dati aziendali, indirizzo, e-mail, UID/numero IVA, contenuto dei documenti).

9.6. Obblighi di Synomi in qualità di Responsabile del trattamento. Synomi: (a) tratta i dati esclusivamente su istruzione documentata dell’Utente (l’utilizzo di una funzione vale come tale istruzione); (b) garantisce la riservatezza delle persone autorizzate al trattamento; (c) adotta adeguate misure tecniche e organizzative per la sicurezza dei dati conformemente all’art. 8 LPD e all’art. 32 GDPR (crittografia, controllo degli accessi, copie di sicurezza); (d) assiste l’Utente nella tutela dei diritti delle persone interessate e nell’adempimento dei suoi obblighi ai sensi degli art. 22–24 LPD e degli art. 32–36 GDPR; (e) notifica all’Utente una violazione della sicurezza dei dati senza indugio dopo esserne venuto a conoscenza; (f) cancella i dati al termine del contratto (vedi punto 10) o ne consente l’esportazione.

9.7. Sub-responsabili del trattamento. L’Utente concede a Synomi l’autorizzazione generale a ricorrere ai sub-responsabili del trattamento elencati nell’Informativa sulla protezione dei dati (attualmente: Mollie, quando paghi un abbonamento; Google e Apple — solo per le funzioni scelte dall’Utente, come l’accesso con Google o Apple o la sincronizzazione del calendario). Per le funzioni di IA descritte alla cifra 2a dell’Informativa sulla protezione dei dati Synomi si avvale di Anthropic PBC; prima dell’attivazione di Voice-to-Invoice™ l’elenco dei destinatari verrà aggiornato. Synomi informa in anticipo di ogni prevista aggiunta o sostituzione di un sub-responsabile del trattamento (aggiornamento dell’Informativa sulla protezione dei dati ed e-mail in caso di modifiche sostanziali); l’Utente può opporsi e, se non è possibile tener conto dell’opposizione, disdire il contratto. Ogni sub-responsabile del trattamento è vincolato a obblighi di protezione almeno equivalenti a quelli stabiliti nel presente punto.

9.8. Luogo di conservazione e comunicazione all’estero. I dati sono memorizzati su un server in Svizzera. Le copie di sicurezza giornaliere della banca dati sono conservate nei Paesi Bassi — uno Stato con una protezione adeguata dei dati ai sensi della LPD (elenco del Consiglio federale, allegato 1 OPDa). La comunicazione a sub-responsabili del trattamento negli Stati Uniti (Google, Apple) avviene sulla base di clausole contrattuali standard riconosciute dall’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT).

9.9. Audit. Synomi mette a disposizione dell’Utente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell’art. 9 LPD e dell’art. 28 GDPR. Gli audit si svolgono sulla base di documentazione e risposte scritte; gli audit in loco solo previo accordo, durante l’orario d’ufficio, senza pregiudicare il servizio e nel rispetto della riservatezza nei confronti degli altri Utenti.

10. Cessazione del contratto

10.1. L’Utente può disdire il servizio in qualsiasi momento. Le regole per la cancellazione dell’account su richiesta dell’Utente — compreso il periodo di grazia di 30 giorni — sono stabilite al punto 3.8.

10.2. Allo scadere dell’abbonamento l’account passa alla modalità di sola lettura — i dati restano disponibili per la consultazione e il download, e la piena funzionalità viene ripristinata con l’acquisto di un pacchetto qualsiasi. Se l’account rimane inattivo per 24 mesi consecutivi (nessun accesso e nessun abbonamento attivo), il Fornitore può cancellare i dati previa comunicazione per e-mail; in tal caso viene concesso un termine di 30 giorni per scaricare i dati o rinnovare l’abbonamento.

10.3. Il Fornitore può disdire il contratto con effetto immediato in caso di:

• Violazione delle presenti CG
• Azioni che danneggiano il servizio o altri Utenti
• Indicazione di dati falsi

11. Supporto e reclami

11.1. Il supporto per gli Utenti di Synomi è disponibile direttamente in Synomi — tramite un sistema di ticket accessibile 24 ore su 24 (24/7).

11.2. Se non riesci ad accedere a Synomi, invia una richiesta con una descrizione del problema a hello@synomi.ch — dall’indirizzo e-mail associato al tuo account Synomi.

11.3. In caso di problemi con la registrazione dell’impresa invia una richiesta a hello@synomi.ch; la risposta viene fornita entro al massimo 7 giorni lavorativi.

11.4. I reclami vengono trattati entro 14 giorni lavorativi.

12. Modifiche delle CG

12.1. Il Fornitore si riserva il diritto di modificare le presenti CG.

12.2. Gli Utenti vengono informati delle modifiche per e-mail con 14 giorni di anticipo.

12.3. L’utilizzo del servizio dopo l’entrata in vigore delle modifiche vale come accettazione.

13. App mobile

13.1. L’app mobile (iOS e Android) per synomi.ch è in preparazione. Fino ad allora usi Synomi nel browser, anche sul telefono.

13.2. Prima del lancio dell’app mobile per synomi.ch le presenti CG verranno integrate con le disposizioni applicabili all’app.

14. Disposizioni finali

14.1. Per le questioni non disciplinate nelle presenti CG si applica il diritto olandese.

14.2. Tutte le controversie sono decise dal tribunale competente per la sede del Fornitore (Rotterdam).

14.3. Le presenti CG nella versione 1.0 per synomi.ch sono valide dall’8 ottobre 2026.

15. Contatto