Informativa sulla protezione dei dati

1. Informazioni generali e ruoli delle parti

La presente Informativa sulla protezione dei dati descrive come Synomi tratta e protegge i dati personali nel servizio web Synomi all’indirizzo synomi.ch. Un’app mobile per synomi.ch è in preparazione; il servizio web funziona nel browser, anche sul telefono.

Determinante è in primo luogo la legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD, RS 235.1, in vigore dal 1° settembre 2023). Poiché Synomi ha sede nei Paesi Bassi (UE), si applica in via complementare il Regolamento (UE) 2016/679 (regolamento generale sulla protezione dei dati, GDPR).

Synomi è un servizio per le imprese (B2B) e non si rivolge a persone di età inferiore ai 18 anni; non raccogliamo consapevolmente dati di minorenni.

A seconda del tipo di dati, Synomi ha due ruoli diversi:

• In qualità di titolare del trattamento (art. 5 lett. j LPD, art. 4 n. 7 GDPR) — per i dati del tuo account Synomi (nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo di corrispondenza, dati aziendali, dati di pagamento, log tecnici), ossia per i dati che raccogliamo direttamente per fornire il servizio Synomi e gestire il tuo account.
• In qualità di responsabile del trattamento (art. 5 lett. k e art. 9 LPD, art. 4 n. 8 e art. 28 GDPR) — per i dati che registri o generi in Synomi nell’ambito della tua attività commerciale (dati dei clienti, contenuto delle fatture, giustificativi e documenti contabili, tragitti nel registro chilometrico). Titolare del trattamento di questi dati sei tu, in quanto utente di Synomi; Synomi li tratta esclusivamente secondo le tue istruzioni documentate. I dettagli del trattamento per conto di terzi sono disciplinati al punto 9 delle Condizioni generali del servizio web Synomi.

Dati di contatto di Synomi:
Synomi
's-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Paesi Bassi
KvK: 64597237
E-mail: hello@synomi.ch

2. Quali dati trattiamo

Nell’ambito dei nostri servizi trattiamo i seguenti dati personali:

• Dati identificativi: nome, cognome, ragione sociale
• Dati di contatto: indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo di corrispondenza
• Dati aziendali: numero d’identificazione delle imprese (UID), numero IVA
• Dati di utilizzo: log, indirizzo IP, tipo di browser
• Dati di pagamento: quando paghi un abbonamento, il pagamento è elaborato da Mollie (non memorizziamo dati delle carte)

2a. App mobile e funzioni di IA

Un’app mobile (iOS / Android) per synomi.ch è in preparazione. Prima che sia disponibile, integreremo la presente Informativa sulla protezione dei dati con le indicazioni sulle autorizzazioni del dispositivo (p. es. microfono, posizione, fotocamera).

In Svizzera sono attivi: il riconoscimento dei giustificativi (OCR) per le spese, i suggerimenti di Daisy per l’estratto conto (abbinamento dei pagamenti a fatture e spese aperte, bozze di fattura dagli incassi — se usi il modulo di IA) e la traduzione di testi su tua richiesta (p. es. nomi dei prodotti). Per queste funzioni usiamo modelli di IA di Anthropic (vedi cifra 6). In Svizzera la chat con Daisy per ora ti mostra come funziona Synomi e gira interamente sul nostro server — qui Daisy non risponde ancora a domande su tasse e normative. Voice-to-Invoice™ non è ancora attivo in Svizzera; prima di attivarlo aggiorneremo la presente Informativa sulla protezione dei dati.

3. Scopi del trattamento

Trattiamo i dati personali per i seguenti scopi:

• Fornitura dei servizi di fatturazione e gestione aziendale
• Gestione degli account utente
• Elaborazione di pagamenti e conteggi
• Comunicazione con te
• Garanzia della sicurezza del servizio
• Analisi e miglioramento dei nostri servizi
• Adempimento di obblighi legali e fiscali

4. Basi giuridiche

Trattiamo i dati personali secondo i principi della LPD (art. 6 LPD: liceità, buona fede, proporzionalità, finalità ed esattezza). Nella misura in cui è applicabile il GDPR, basiamo il trattamento su:

• il tuo consenso (art. 6 par. 1 lett. a GDPR)
• l’esecuzione di un contratto (art. 6 par. 1 lett. b GDPR)
• l’adempimento di obblighi legali (art. 6 par. 1 lett. c GDPR)
• interessi legittimi del titolare del trattamento (art. 6 par. 1 lett. f GDPR)

5. Cookies

5.1. Che cosa sono i cookie?

I cookie sono piccoli file di testo che vengono memorizzati sul tuo dispositivo quando visiti siti web. Servono a memorizzare le tue impostazioni e preferenze.

Le disposizioni della presente sezione si applicano al sito web e al servizio web synomi.ch.

5.2. Perché Synomi non funziona senza cookie?

Synomi ha bisogno di cookie tecnici per funzionare correttamente, e precisamente per i seguenti motivi:

• Accesso — i cookie di sessione consentono di accedere e di utilizzare il tuo account
• Protezione CSRF — la protezione dagli attacchi di tipo Cross-Site Request Forgery richiede token nei cookie
• Impostazione della lingua — memorizzazione della lingua dell’interfaccia scelta
• Sessione — memorizzazione dello stato dell’applicazione tra una richiesta HTTP e l’altra

5.3. Quali cookie utilizziamo?

Cookie necessari (tecnici)

Questi cookie sono necessari per il funzionamento del servizio e non possono essere disattivati:

• synomi_session — identificativo della tua sessione
• XSRF-TOKEN — token di sicurezza contro gli attacchi CSRF
• synomi_cookie_consent — la tua conferma dell’avviso sui cookie (LocalStorage)

Cookie di analisi e pubblicitari

Synomi non utilizza cookie di analisi, pubblicitari o di tracciamento (nessun Google Analytics, nessun SDK pubblicitario, nessun commerciante di dati).

5.4. Per quanto tempo conserviamo i cookie?

• Cookie di sessione — vengono cancellati quando chiudi il browser
• Cookie persistenti — vengono conservati fino a 30 giorni (avviso sui cookie)
• Cookie «Resta connesso» — fino a 1 anno (se attivi questa opzione al momento dell’accesso)

5.5. Come puoi gestire i cookie?

Puoi gestire i cookie così:

• Impostazioni del browser — puoi bloccare o cancellare i cookie
• Banner informativo — alla prima visita di synomi.ch mostriamo un avviso sull’utilizzo dei cookie tecnici necessari (pulsante «Ho capito»). Poiché utilizziamo solo cookie necessari, il banner ha scopo informativo e non richiede alcuna scelta

5.6. Cookie esterni (pagamenti)

Quando paghi un abbonamento, vieni reindirizzato al sito web del fornitore di servizi di pagamento Mollie B.V., che può utilizzare propri cookie conformemente alla sua informativa sulla protezione dei dati (mollie.com/privacy). Synomi non ha alcuna influenza sui cookie impostati da Mollie.

6. Destinatari e responsabili del trattamento

L’applicazione e la banca dati di Synomi funzionano su un server in Svizzera. Inviamo le e-mail tramite il nostro server di posta in Svizzera. Le copie di sicurezza giornaliere della banca dati sono conservate nei Paesi Bassi (UE); secondo l’elenco del Consiglio federale (allegato 1 dell’ordinanza sulla protezione dei dati, OPDa), i Paesi Bassi garantiscono una protezione adeguata dei dati.

Per singole funzioni ci avvaliamo di fornitori esterni affidabili. I dati vengono comunicati solo nella misura necessaria per la rispettiva funzione:

• Mollie B.V. (Paesi Bassi) — fornitore di pagamenti online, quando paghi un abbonamento. Vedi mollie.com/privacy
• Google LLC (USA) — in due casi indipendenti l’uno dall’altro:
  • «Accedi con Google» — se accedi tramite Google, Google ci trasmette il tuo indirizzo e-mail e i dati di base del profilo nella misura del tuo consenso.
  • Sincronizzazione con Google Calendar — se colleghi attivamente il tuo account Google Calendar (OAuth2), Synomi scrive nel tuo calendario gli eventi generati nel sistema (scadenze di pagamento delle fatture, appuntamenti pianificati, promemoria sulle spese) e legge gli eventi dal calendario per mostrarli nel pannello di Synomi. Puoi interrompere il collegamento in qualsiasi momento e revocare il tuo consenso nelle impostazioni del tuo account Google (myaccount.google.com/permissions).
  Vedi policies.google.com/privacy
• Apple Inc. (USA) — in due casi indipendenti l’uno dall’altro:
  • «Accedi con Apple» — se accedi tramite Apple, Apple ci trasmette solo un identificativo e — su tua richiesta — un indirizzo e-mail (facoltativamente anonimizzato, inoltrato da Apple).
  • Sincronizzazione con il calendario iCloud (CalDAV) — se colleghi attivamente il tuo calendario iCloud con una password specifica per l’app, Synomi comunica con i server di Apple (caldav.icloud.com) per scrivere e leggere eventi (scadenze di pagamento, appuntamenti, promemoria). Puoi interrompere il collegamento in qualsiasi momento revocando la password specifica per l’app su appleid.apple.com.
  Vedi apple.com/legal/privacy
• Anthropic PBC (USA) — fornitore dei modelli di IA per le funzioni della cifra 2a (riconoscimento dei giustificativi, suggerimenti di Daisy per l’estratto conto, traduzioni). Ad Anthropic arrivano solo i dati necessari per la singola funzione (p. es. l’immagine di un giustificativo, i movimenti di un estratto conto con le partite aperte, il testo da tradurre). Anthropic è vincolata da un contratto di trattamento dei dati e non usa questi dati per addestrare i propri modelli. Vedi anthropic.com/legal/privacy
• Autorità — se la legge lo richiede (p. es. ordine giudiziario, obblighi fiscali).

La comunicazione di dati negli Stati Uniti (Google, Apple, Anthropic) avviene sulla base di clausole contrattuali standard (SCC) riconosciute dall’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT).

Non vendiamo i tuoi dati personali a terzi. Non collaboriamo né con reti pubblicitarie né con commercianti di dati.

7. I tuoi diritti

Secondo la LPD hai in particolare il diritto di:

• Ottenere informazioni sui tuoi dati personali (art. 25 LPD)
• Rettifica dei dati inesatti (art. 32 LPD)
• Cancellazione dei tuoi dati (art. 32 LPD)
• Consegna o trasmissione dei tuoi dati (art. 28 LPD)
• Opposizione al trattamento (art. 30 e 32 LPD)
• Reclamo presso l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT, www.edoeb.admin.ch)

Nella misura in cui è applicabile il GDPR, hai inoltre il diritto di accesso, rettifica, cancellazione («diritto all’oblio»), limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione, revoca del consenso in qualsiasi momento nonché il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo — nei Paesi Bassi è l’Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Per esercitare i tuoi diritti, scrivici a: hello@synomi.ch

8. Sicurezza dei dati

Proteggiamo i tuoi dati con adeguate misure tecniche e organizzative:

• Crittografia dei dati aziendali a riposo («at rest») con una chiave propria per ogni azienda
• Connessioni crittografate (TLS / HTTPS)
• Autenticazione a due fattori (2FA), obbligatoria per l’accesso con password
• Aggiornamenti di sicurezza regolari
• Accesso limitato ai dati personali
• Copie di sicurezza giornaliere della banca dati (conservate nei Paesi Bassi, vedi punto 6)
• Server in Svizzera

9. Conservazione e cancellazione dell’account

Conserviamo i tuoi dati:

• per la durata del contratto e della fornitura del servizio
• dopo la scadenza dell’abbonamento — in modalità di sola lettura, al massimo 24 mesi di inattività ininterrotta (cancellazione previo preavviso per e-mail con un termine di 30 giorni)
• al massimo 30 giorni dopo la cancellazione dell’account (periodo di grazia)

9.1. Cancellare l’account

Puoi cancellare il tuo account da solo nell’applicazione: Profilo → «Konto löschen» (nell’interfaccia inglese: «Delete account»). Puoi anche chiedere la cancellazione del tuo account e dei tuoi dati per e-mail a hello@synomi.ch.

Dopo la richiesta, per l’account vale un periodo di grazia di 30 giorni — in questo periodo puoi annullare la cancellazione effettuando di nuovo l’accesso. Dopo 30 giorni i dati vengono cancellati dai nostri server in modo permanente e irrevocabile.

Ti consigliamo di esportare i tuoi dati prima della cancellazione (esportazioni in PDF/XML/Excel) — dopo la cancellazione non è possibile alcun ripristino. L’obbligo di conservare i tuoi libri contabili e i giustificativi contabili per 10 anni (art. 958f CO) spetta a te.

Cosa rimane: le fatture emesse da Synomi (per l’abbonamento) le conserviamo nella nostra contabilità per il periodo di conservazione previsto dalla legge (fino a 10 anni) — vi siamo obbligati per legge (art. 6 par. 1 lett. c GDPR); in questo caso Synomi agisce in qualità di titolare del trattamento.

10. Modifiche della presente Informativa sulla protezione dei dati

Ci riserviamo di modificare la presente Informativa sulla protezione dei dati. Ti informiamo delle modifiche pubblicando una nuova versione sul sito web e — in caso di modifiche sostanziali — per e-mail.

11. Contatto

Se hai domande sul trattamento dei dati personali o sulla presente Informativa sulla protezione dei dati, contattaci: