Datenschutzerklärung

1. Allgemeines und Rollen der Parteien

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Synomi Personendaten im Webdienst Synomi unter synomi.ch bearbeitet und schützt. Eine mobile App für synomi.ch ist in Vorbereitung; der Webdienst funktioniert im Browser, auch auf dem Handy.

Massgebend ist in erster Linie das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, SR 235.1, in Kraft seit 1. September 2023). Da Synomi seinen Sitz in den Niederlanden (EU) hat, gilt ergänzend die Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO).

Synomi ist ein Dienst für Unternehmen (B2B) und richtet sich nicht an Personen unter 18 Jahren; wir erheben nicht wissentlich Daten von Minderjährigen.

Je nach Art der Daten hat Synomi zwei unterschiedliche Rollen:

• Als Verantwortlicher (Art. 5 lit. j DSG, Art. 4 Nr. 7 DSGVO) — für die Daten deines Synomi-Kontos (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Korrespondenzadresse, Firmendaten, Zahlungsdaten, technische Logs), also für Daten, die wir direkt erheben, um den Dienst Synomi zu erbringen und dein Konto zu führen.
• Als Auftragsbearbeiter (Art. 5 lit. k und Art. 9 DSG, Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 DSGVO) — für die Daten, die du im Rahmen deiner Geschäftstätigkeit in Synomi erfasst oder erzeugst (Kundendaten, Rechnungsinhalte, Belege und Buchhaltungsdokumente, Fahrten im Fahrtenbuch). Verantwortlicher für diese Daten bist du als Nutzerin oder Nutzer von Synomi; Synomi bearbeitet sie ausschliesslich nach deinen dokumentierten Weisungen. Die Einzelheiten der Auftragsbearbeitung sind in Ziffer 9 der AGB des Webdienstes Synomi geregelt.

Kontaktdaten von Synomi:
Synomi
's-Gravelandseweg 397, 3125 BJ Schiedam, Niederlande
KvK: 64597237
E-Mail: hello@synomi.ch

2. Welche Daten wir bearbeiten

Im Rahmen unserer Dienste bearbeiten wir folgende Personendaten:

• Identifikationsdaten: Vorname, Nachname, Firmenname
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Korrespondenzadresse
• Firmendaten: Unternehmens-Identifikationsnummer (UID), MWST-Nummer
• Nutzungsdaten: Logs, IP-Adresse, Browsertyp
• Zahlungsdaten: wenn du ein Abonnement bezahlst, wickelt Mollie die Zahlung ab (wir speichern keine Kartendaten)

2a. Mobile App und KI-Funktionen

Eine mobile App (iOS / Android) für synomi.ch ist in Vorbereitung. Bevor sie verfügbar ist, ergänzen wir diese Datenschutzerklärung um die Angaben zu den Geräteberechtigungen (z. B. Mikrofon, Standort, Kamera).

In der Schweiz aktiv sind: die Belegerkennung (OCR) bei Ausgaben, die Vorschläge von Daisy beim Bankauszug (Zuordnung von Zahlungen zu offenen Rechnungen und Ausgaben, Rechnungsentwürfe aus Zahlungseingängen — wenn du das KI-Modul nutzt) und die Übersetzung von Texten auf deinen Wunsch (z. B. Produktnamen). Dafür nutzen wir KI-Modelle von Anthropic (siehe Ziffer 6). Der Chat mit Daisy zeigt dir in der Schweiz vorerst, wie Synomi funktioniert, und läuft vollständig auf unserem Server — Fragen zu Steuern und Vorschriften beantwortet Daisy hier noch nicht. Voice-to-Invoice™ ist in der Schweiz noch nicht aktiv; bevor wir es aktivieren, aktualisieren wir diese Datenschutzerklärung.

3. Zwecke der Bearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten für folgende Zwecke:

• Erbringung der Dienste für Rechnungsstellung und Unternehmensführung
• Verwaltung der Benutzerkonten
• Abwicklung von Zahlungen und Abrechnungen
• Kommunikation mit dir
• Gewährleistung der Sicherheit des Dienstes
• Analyse und Verbesserung unserer Dienste
• Erfüllung gesetzlicher und steuerlicher Pflichten

4. Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Personendaten nach den Grundsätzen des DSG (Art. 6 DSG: Rechtmässigkeit, Treu und Glauben, Verhältnismässigkeit, Zweckbindung und Richtigkeit). Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir die Bearbeitung auf:

• deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• die Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• die Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• berechtigte Interessen des Verantwortlichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

5. Cookies

5.1. Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch von Websites auf deinem Gerät gespeichert werden. Sie dienen dazu, deine Einstellungen und Präferenzen zu speichern.

Die Bestimmungen dieses Abschnitts gelten für die Website und den Webdienst synomi.ch.

5.2. Warum funktioniert Synomi nicht ohne Cookies?

Synomi braucht technische Cookies, um richtig zu funktionieren, und zwar aus folgenden Gründen:

• Anmeldung — Session-Cookies ermöglichen das Anmelden und den Zugriff auf dein Konto
• CSRF-Schutz — der Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen erfordert Tokens in Cookies
• Spracheinstellung — Speichern der gewählten Sprache der Oberfläche
• Sitzung — Speichern des Zustands der Anwendung zwischen HTTP-Anfragen

5.3. Welche Cookies verwenden wir?

Notwendige (technische) Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb des Dienstes notwendig und können nicht deaktiviert werden:

• synomi_session — Kennung deiner Sitzung
• XSRF-TOKEN — Sicherheitstoken gegen CSRF-Angriffe
• synomi_cookie_consent — deine Bestätigung des Cookie-Hinweises (LocalStorage)

Analyse- und Werbe-Cookies

Synomi verwendet keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies (kein Google Analytics, keine Werbe-SDKs, keine Datenhändler).

5.4. Wie lange speichern wir Cookies?

• Session-Cookies — werden gelöscht, wenn du den Browser schliesst
• Dauerhafte Cookies — werden bis zu 30 Tage gespeichert (Cookie-Hinweis)
• „Angemeldet bleiben“-Cookies — bis zu 1 Jahr (wenn du diese Option beim Anmelden aktivierst)

5.5. Wie kannst du Cookies verwalten?

Du kannst Cookies so verwalten:

• Browsereinstellungen — du kannst Cookies blockieren oder löschen
• Informationsbanner — beim ersten Besuch von synomi.ch zeigen wir einen Hinweis auf die Verwendung notwendiger technischer Cookies (Schaltfläche „Alles klar“). Da wir nur notwendige Cookies verwenden, dient der Banner der Information und verlangt keine Auswahl

5.6. Externe Cookies (Zahlungen)

Wenn du ein Abonnement bezahlst, wirst du zur Website des Zahlungsanbieters Mollie B.V. weitergeleitet, der gemäss seiner Datenschutzerklärung (mollie.com/privacy) eigene Cookies verwenden kann. Synomi hat keinen Einfluss auf die von Mollie gesetzten Cookies.

6. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Die Anwendung und die Datenbank von Synomi laufen auf einem Server in der Schweiz. E-Mails versenden wir über unseren eigenen Mailserver in der Schweiz. Tägliche Sicherungskopien der Datenbank werden in den Niederlanden (EU) aufbewahrt; die Niederlande gewährleisten gemäss der Liste des Bundesrates (Anhang 1 der Datenschutzverordnung, DSV) einen angemessenen Datenschutz.

Für einzelne Funktionen setzen wir vertrauenswürdige externe Anbieter ein. Daten werden nur soweit weitergegeben, wie es für die jeweilige Funktion nötig ist:

• Mollie B.V. (Niederlande) — Anbieter für Online-Zahlungen, wenn du ein Abonnement bezahlst. Siehe mollie.com/privacy
• Google LLC (USA) — in zwei voneinander unabhängigen Fällen:
  • „Mit Google anmelden“ — wenn du dich über Google anmeldest, übermittelt uns Google deine E-Mail-Adresse und grundlegende Profildaten im Umfang deiner Einwilligung.
  • Synchronisierung mit Google Kalender — wenn du dein Google-Kalender-Konto aktiv verbindest (OAuth2), schreibt Synomi im System erzeugte Termine in deinen Kalender (Zahlungsfristen von Rechnungen, geplante Termine, Erinnerungen zu Ausgaben) und liest Termine aus dem Kalender, um sie im Synomi-Panel anzuzeigen. Du kannst die Verbindung jederzeit trennen und deine Einwilligung in den Einstellungen deines Google-Kontos widerrufen (myaccount.google.com/permissions).
  Siehe policies.google.com/privacy
• Apple Inc. (USA) — in zwei voneinander unabhängigen Fällen:
  • „Mit Apple anmelden“ — wenn du dich über Apple anmeldest, übermittelt uns Apple nur eine Kennung und — auf deinen Wunsch — eine E-Mail-Adresse (optional anonymisiert, von Apple weitergeleitet).
  • Synchronisierung mit dem iCloud-Kalender (CalDAV) — wenn du deinen iCloud-Kalender mit einem App-spezifischen Passwort aktiv verbindest, kommuniziert Synomi mit den Servern von Apple (caldav.icloud.com), um Termine zu schreiben und zu lesen (Zahlungsfristen, Termine, Erinnerungen). Du kannst die Verbindung jederzeit trennen, indem du das App-spezifische Passwort unter appleid.apple.com widerrufst.
  Siehe apple.com/legal/privacy
• Anthropic PBC (USA) — Anbieter der KI-Modelle für die Funktionen aus Ziffer 2a (Belegerkennung, Vorschläge von Daisy beim Bankauszug, Übersetzungen). An Anthropic gehen nur die Daten, die für die jeweilige Funktion nötig sind (z. B. das Bild eines Belegs, die Buchungen eines Bankauszugs mit den offenen Posten, der zu übersetzende Text). Anthropic ist durch einen Auftragsbearbeitungsvertrag gebunden und verwendet die Daten nicht zum Training seiner Modelle. Siehe anthropic.com/legal/privacy
• Behörden — wenn das Gesetz es verlangt (z. B. gerichtliche Anordnung, steuerliche Pflichten).

Die Übermittlung von Daten in die USA (Google, Apple, Anthropic) erfolgt auf der Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCC), die vom Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannt sind.

Wir verkaufen deine Personendaten nicht an Dritte. Wir arbeiten weder mit Werbenetzwerken noch mit Datenhändlern zusammen.

7. Deine Rechte

Nach dem DSG hast du insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über deine Personendaten (Art. 25 DSG)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 32 DSG)
• Löschung deiner Daten (Art. 32 DSG)
• Herausgabe oder Übertragung deiner Daten (Art. 28 DSG)
• Widerspruch gegen die Bearbeitung (Art. 30 und 32 DSG)
• Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, www.edoeb.admin.ch)

Soweit die DSGVO anwendbar ist, hast du zusätzlich das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), Einschränkung der Bearbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, jederzeitigen Widerruf einer Einwilligung sowie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen — in den Niederlanden ist das die Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Um deine Rechte auszuüben, schreib uns an: hello@synomi.ch

8. Datensicherheit

Wir schützen deine Daten mit angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen:

• Verschlüsselung der Firmendaten im Ruhezustand („at rest“) mit einem eigenen Schlüssel für jede Firma
• Verschlüsselte Verbindungen (TLS / HTTPS)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), obligatorisch bei der Anmeldung mit Passwort
• Regelmässige Sicherheitsupdates
• Eingeschränkter Zugriff auf Personendaten
• Tägliche Sicherungskopien der Datenbank (aufbewahrt in den Niederlanden, siehe Ziffer 6)
• Server in der Schweiz

9. Aufbewahrung und Löschung des Kontos

Wir bewahren deine Daten auf:

• für die Dauer des Vertrags und der Erbringung des Dienstes
• nach Ablauf des Abonnements — im Nur-Lese-Modus, höchstens 24 Monate ununterbrochener Inaktivität (Löschung nach vorheriger Ankündigung per E-Mail mit einer Frist von 30 Tagen)
• höchstens 30 Tage nach der Löschung des Kontos (Karenzfrist)

9.1. Konto löschen

Du kannst dein Konto selbst in der Anwendung löschen: Profil → «Konto löschen» (in der englischen Oberfläche: «Delete account»). Du kannst die Löschung deines Kontos und deiner Daten auch per E-Mail an hello@synomi.ch verlangen.

Nach dem Antrag gilt für das Konto eine Karenzfrist von 30 Tagen — in dieser Zeit kannst du die Löschung abbrechen, indem du dich erneut anmeldest. Nach 30 Tagen werden die Daten dauerhaft und unwiderruflich von unseren Servern gelöscht.

Wir empfehlen dir, vor der Löschung deine Daten zu exportieren (Exporte als PDF/XML/Excel) — nach der Löschung ist keine Wiederherstellung möglich. Die Pflicht, deine eigenen Geschäftsbücher und Buchungsbelege 10 Jahre lang aufzubewahren (Art. 958f OR), liegt bei dir.

Was bleibt: Die von Synomi ausgestellten Rechnungen (für das Abonnement) bewahren wir während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (bis zu 10 Jahre) in unserer Buchhaltung auf — dazu sind wir gesetzlich verpflichtet (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO); dabei handelt Synomi als Verantwortlicher.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Über Änderungen informieren wir dich durch die Veröffentlichung einer neuen Version auf der Website und — bei wesentlichen Änderungen — per E-Mail.

11. Kontakt

Wenn du Fragen zur Bearbeitung von Personendaten oder zu dieser Datenschutzerklärung hast, kontaktiere uns: